Apprendre à pédaler plus vite pour sortir la tête du guidon !

Cadres, managers, dirigeants, nous sommes tous confrontés à une surcharge de tâches et de responsabilités. Cela est d’autant plus vrai dans cette période de crise où il faut faire plus avec moins et où une mauvaise décision, une mauvaise évaluation des priorités peut-être fatale à notre business. Savoir gérer le flux des informations qui nous arrivent, les trier rapidement et organiser nos actions selon les bonnes priorités est une compétence fondamentale pour pouvoir ensuite agir de manière efficace et détendue. Agir sous stress, dans l’improvisation permanente est la garantie de faire des erreurs.

Pourtant, nous gérons notre organisation personnelle de manager sans y avoir vraiment réfléchi. Nous sommes tous formés pour notre métier, notre “business” mais nous avons rarement appris les techniques de “manager de l’information”. Petit à petit, nous avons acquis des habitudes, sur le tas. Nous utilisons un agenda pour planifier nos rendez-vous, nous utilisons en partie les fonctions de notre logiciel de mail pour classer nos informations, éventuellement nous tentons d’utiliser une “to do list” sur Outlook ou ailleurs.

Nous sentons bien que notre “système d’organisation personnel” est inefficace. Notre « to do list » se remplit plus vite qu’elle ne se vide. Certaines tâches y sont depuis des mois. Nous ne pouvons pas vraiment faire confiance à ces listes. Les papiers s’empilent sur le bureau ou le coin de l’armoire, les mails non traités s’accumulent dans notre inbox. Lorsque nous déléguons des tâches à nos collaborateurs, nous sommes inquiets de ne pas pouvoir contrôler s’ils vont les exécuter dans les temps et souvent cela nous retient de déléguer. Il peut même nous arriver d’oublier des engagements que nous avions pris.

Il existe pourtant des méthodes et des techniques qui ont fait leurs preuves pour permettre aux managers de devenir plus efficaces et réduire leur stress. Je ne parle pas là de cours de “gestion du temps”, qui ne sont le plus souvent qu’une suite de recettes de cuisine sans grand usage pratique. Il s’agit d’acquérir de nouveaux comportements, de nouveaux réflexes et de construire un système d’organisation personnelle vraiment efficace

Les bénéfices essentiels de cette approche sont les suivants: ne plus se laisser déborder par le flux des informations, savoir facilement décider ce qui doit être fait, mais également, ce qui est fondamental, ce qui ne doit pas être fait, être en permanence au clair avec ses priorités et finalement, avoir l’esprit libre pour se concentrer sur l’action.

Templay applied business efficiency assiste les managers à développer ces compétences et faire évoluer leur système d’organisation actuel vers un système efficace. Pour cela nous privilégions un travail personnalisé, adapté aux besoins de nos clients.

Yannick Bollati